5 способів організації даних, які будуть вам потрібні у 2020 році

28.11.2019

З кожним роком з`являються нові тренди та способи як покращити свій бізнес. Пропозицій з різними програмними забезпеченнями, сервісами та додатками, які оптимізують процеси компаній як внутрішні так і зовнішні, стає все більше. Бюджети підприємства не спроможні виділити кошти на всі послуги, тому доводиться обирати, а відповідно розуміти, які з них найоптимальніші.

З надходженням нового року прогнозуються нові тренди для розвитку бізнесу. Ні для кого не секрет, що організація даних – це основа основ для ведення успішного бізнесу. Саме тому провайдер електронного документообігу EDIN дослідив, на що саме необхідно звертати увагу компаніям у прийдешньому році.

Централізація даних

СЕД

Централізація обробки і зберігання даних – це спосіб покращення та створення більш гнучкого управлінського обліку в компанії, а отже, підвищення ефективності бізнесу. У випадку, коли вся інформація компанії знаходиться в одному середовищі, це неабиякі вигоди для компанії:

  • Можливість швидко знайти необхідні документи;
  • Корегування інформації в одному середовищі;
  • Чітке структурування документації.

Автоматизація процесів для підвищення ефективності

Будь-який процес, який потребує детального супроводу, займає не мало часу. Є дії, які необхідно контролювати, наприклад редакція тексту, але деяку роботу можна і необхідно заміняти автоматизацією. Коли потік однотипних завдань починає займати багато часу в підприємстві – це знак, що варто його робити простішим.

ЕДО

Один з дієвих прикладів для бізнесу – електронний документообіг. На прикладі досвіду клієнтів EDIN, час на обробку даних скорочується в рази: якщо надсилання паперового документу займає від 1 години до кількох днів, то е-документ передати можна за 2 секунди. Вже на одному прикладі впровадження автоматизованого рішення обміном даних, зрозуміло, що компанія заощаджує час та кошти, які можна застосувати для інших проектів.

Навчання персоналу ефективному використанню сучасних інструментів керування документацією

Питання введення документів не обходить ні одне підприємство. Звісно ж, чим більше компанія, тим більшою кількістю документів вона обмінюється. І з часом переведення на цифровий формат стає просто необхідним, адже різниця між створенням документу в пару секунд та його редагуванням, друкуванням та формуванням в окрему папку – мають суттєву різницю в часі та цілісності.

Ще лишилися компанії, які не впроваджують ЕДО, побоюючись, що персонал не зможе працювати з електронним рішенням. Проте, витративши навіть тиждень часу, співробітник зможе зекономити в майбутньому місяці. До того ж, деякі провайдери пропонують доступні рішення, які не потребують технічних знань, та окремі описи з користування сервісами, наприклад, як EDIN-WIKI.

Використання привабливих візуалізацій даних

Презентації вже давно стали популярними, адже так слухачі можуть швидше зрозуміти озвучену інформацію. Проте, зараз важливо не заповнювати слайди текстами чи 5-ма графіками з безліччю коментарів, а навпаки – мінімізувати дані до найкорисніших та максимально влучно відобразити їх візуально. Чим цікавіше зображено інформацію, тим більше вона зачепить аудиторію.

Так само і з сервісами. Якщо програма оснащена складним юзабіліті, її популярність рано чи пізно стане приреченою, адже знайдеться простіша та краща пропозиція. До того ж такі незначні деталі як іконки також мають вагоме значення, адже вони мають бути інтуїтивно зрозумілими для користувача. Якщо говорити в загальному, то інтерфейс сайту, платформи, додатку має бути приємним візуально, адже людина буде ним користуватися якщо не щодня, то достатньо, щоб звикнути до нього, або ні.

Заохочувати співробітництво між відділами

Один з найкращих спосіб налагодити внутрішні процеси в компанії – впровадити CRM-систему. CRM допомагає систематизувати роботу та запобігти довготривалим узгодженням. В одній системі компанія може запускати проекти, звітувати про перебіг роботи над ними, та отримувати додаткову необхідну інформацію.

оптимізація бізнесу

Головна мета CRM – шляхом налагодженої роботи, покращити взаємодію з клієнтами та досягти ефективніших результатів. Підтримка цих бізнес-цілей включає збір, зберігання і аналіз інформації про споживачів, постачальників, партнерів, а також про внутрішні процеси компанії.

Компаніям, які ставлять собі за цілі розширятися та ставати сильними гравцями ринку, в розрізі сучасних бізнес-інновацій, які постійно пропонують інструменти для розвитку, необхідно впроваджувати нові рішення. Старі інструменти вже не такі ефективні, користуючись ними підприємства втрачають все більше і більше коштів. Саме тому, оптимізація шляхом електронних рішень, наприклад EDI, - це найкращий спосіб розвинути справу.

Інші новини