Если вы нашли у себя хоть один признак, то явно пора переходить на ЭДО

28.11.2019

Оптимизация процессов как внутренних, так и внешних — это основа успеха любой компании, независимо от ее отрасли и объемов. Бизнесу предлагают множество решений, которые позиционируют действенными и эффективными. Однако, убедиться в этом можно только в двух вариантах: попробовать или опираться на опыт других.

Электронный документооборот — это услуга, которая уже с 20 в. стала набирать обороты и внедрена в большинстве предприятиях мира. Самое дорогое — время, а значит все сервисы, которые способствуют его экономии имеют большое преимущество.

Курьерские услуги

В цепи обменом данных, в нашем случае мы рассмотрим именно документооборот, необходимо отправлять и получать их. Если исключить цифровой формат, то соответственно этот процесс решаем путем применения почтовых или курьерских услуг.

Сегодня отправки документа письмом стоит от 8 грн, если заказывать курьерскую доставку, то стоимость начинается от 30 грн. В среднем крупные компании обмениваются 300-ми документами ежедневно, следовательно — это как минимум 2400 грн в день.

Бухгалтерские процессы

бухгалтерия

Получая бумажный документ, бухгалтеру необходимо ввести данные в базу. Итак, заполняя форму, он может, во-первых, допустить ошибки, которые в дальнейшем могут нанести ущерб, а, во-вторых, — перенос информации вручную занимает достаточно времени, а е-документооборот не требует повторного фиксирования тех или иных данных.

Местонахождение контрагентов

Выбирая партнеров, компании не ориентируются на их территориальное нахождения, и это абсолютно верно, ведь бизнес должен масштабироваться и выбирать лучшие предложения, независимо от таких факторов как локация. Однако, в передаче бумажных документов, расстояние между контрагентами таки имеет значение. Чтобы доставить данные, необходимо будет минимум сутки, если предприятие находится в другом городе.

В случае с цифровым обменом данных, передача электронной документа, например через платформу ЭДО-провайдера EDIN EDI-NETWORK занимает от 2 секунд. Подписание КЭП и передачи данных обратно — не больше. Итак, если в общем на отправку, подписание и отправка назад бумажного экземпляре занимает в среднем 2 суток, то с цифровым форматом обмена — 1 минуту.

Потеря документов

Как ни крути, а документ в бумажном виде потери не трудно. Иногда такой инцидент может произойти при отправке по почте или курьерской службой, а иногда его могут потерять и сами представители партнеров, им обмениваются. Потеря только одного может привести к несвоевременной поставки товаров, их задержку на отгрузку, штрафов и тд., А это все потерянные время и деньги.

СЭД

Е-документооборот обеспечивает надежный обмен документами и нивелирует возможность его потерять, ведь документ сохраняется в облачном сервисе, поддержанному несколькими дата центрами. Доступ к информации имеет только пользователь.

Структуризация документов

Конечно же компании намагають хранить документы структурировано, в соответствующих папках, шкафах подписанным ячейками. Но не всегда удается составлять все так, как было задумано ранее. Поэтому часто, вложенный в неверную папку документ, найти значительно дольше чем прогнозировалось. В некоторых случаях, чтобы найти документ, нужно день, неделю, а возможно и вообще окажется, что он потерян.

В процессе электронного документооборота все документы, во-первых, всегда в архиве пользователей, а во-вторых, их гораздо проще разложить в цифровые папки, ведь занимает это, опять же, гораздо меньше времени.

Большое количество документов

Хранить документы необходимо, ведь они нужны для сверки данных, а также в худшем случае, судебных процессов. Соответственно, предприятия сохраняют их годами. Если компания небольшая, то и бумаг не так много, однако и потерять их не сложно, как описывалось выше, но, если бизнес масштабный, то для распечатанной документации необходимы целые комнаты, а иногда и склады. Соответственно - это место и дополнительная арендная плата.

электронный документооборот

В случае с электронным документооборотом никаких шкафов, пространств не нужно, достаточно компьютера и доступа нескольких сотрудников. К тому же, из необходимости, работник может организовать бизнес-процесс на расстоянии, отдаленно от офиса.

Электронный документооборот - это не только современно и инновационно. Такие цифровые решения помогают компаниям стать сильными игроками на рынке, сэкономив на процессах, которые ранее отнимали много средств и времени. Внедрение ЭДО - это путь к масштабированию бизнеса.

Другие новости