Как электронный документооборот помогает оптимизировать процессы в компаниях

31.10.2019

Бизнес включает в себя многие процессы, от которых зависит его развитие — доход, позиция на рынке, популярность, соблюдение законодательных норм, работа с контрагентами и др. Фокусироваться приходится во всех направлениях, ведь потеря бдительности хотя бы в одном из вопросов может спровоцировать потери и необратимые последствия, отображаемые на компании в общем.

Услуг, которые помогают оптимизировать как внутренние, так и внешние бизнес-процессы компаний более чем достаточно. Каждый, кто предоставляет такие сервисы, утверждает, что именно его решение является оптимальным и необходимым. Среди такого количества предложений понять, действительно способна помочь, более чем сложно.

Польза для копаний от внедрения ЭДО

Независимо от специфики работы компании, документооборот — это неотъемлемая часть организации качественной работы. Для того, чтобы этот процесс стал проще и быстрее, многие компании выбирают электронные решения. ЭДО (электронный документооборот) оптимизирует передачу данных, переводя ее в цифровой формат.

Какие плюсы от внедрения электронного документооборота:

— Ускорение обмена документами контрагентами;

— Экономия;

— оптимизация рабочих процессов;

— Исключение вероятности ошибок человеческого фактора;

— Возможность обмениваться юридически значимыми документами;

— обеспечение безопасности при обмене документами.

Как выбрать и внедрить систему электронного документооборота

Рынок предлагает много качественных вариантов, но тратить время на изучение их всех — не целесообразно, поскольку каждый будет доказывать, что его решение лучше. К выбору и внедрению СЭД необходимо подходить в зависимости от задач компании и их сложности.

Критерии выбора СЭД (система электронного документооборота):

  • цель внедрения системы электронного документооборота;
  • структура и масштаб компании;
  • уровень подготовки собственных ресурсов.

Если компания большая и требует передачи документов как с контрагентами, так и внутри, с настройкой уникальных цепочек и возможностью передавать структурированные и неструктурированные данные, то стоит выбирать систему с гибкими настройками и возможностью архивирования большого количества информации. Если же масштаб компании не большой и задачи достаточно локальные и конвейерные, то можно ограничиться простой и узкоспециализированной системой.

EDIN — как оптимальное решение СЭД

Сегодня электронный документооборот — это не узкоспециализированное решение, не инструмент исключительно для ритейла, производителя или логистики, это оптимизация бизнес-процессов для абсолютно всех отраслевых представителей, независимо от масштабов деятельности. Компаниям важно найти предложение, которое будет объединять весь необходимый функционал для ведения успешного бизнеса в одной экосистеме, оставаясь удобным, надежным и прибыльным инструментом. Сервисы EDIN выбирают, ведь они отвечают актуальным потребностям предпринимателей, их целям и ценностям современного бизнеса — полной оптимизации как внутренних, так и внешних процессов обмена данными.

ЭДО

Решение EDIN:

  • EDI-NETWORK — современная платформа электронного документооборота, которая несет в себе весь функционал по обмену электронной документами от EDI к документам, имеющих юридическое значение
  • EDIN-PRICE — е-решение для быстрого согласования цен между поставщиками и торговыми сетями, которые обмениваются между собой электронной спецификациями
  • EDIN-DISTRIBUTION - комплексное электронное решение, которое оптимизирует процессы взаимообмена электронной данными между производителями и их дистрибьюторами на базе EDI-технологий
  • EDIN-CERTIFICATE - решение, предназначенное для хранения, обработки, поиска и совместного с партнерами доступа к электронной сертификатов качества на товары
  • EDIN-DOCflow - уникальное решение для обмена группой электронной документов на единой гибкой бизнес-платформе, которая легко подстраивается под индивидуальные бизнес-процессы
  • EDIN-TENDER - е-площадка для проведения и участия в тендерах, торгах и аукционах онлайн
  • EDIN-WIKI - онлайн портал знаний по работе со всеми сервисами компаний для действующих клиета от теории к практике и законодательного регулирования

EDIN

На практике: внедрение решения EDIN в компании Global Spirits

Мировой лидер в производстве алкоголя Global Spirits основан в 2008 году объединяет профильные активы в алкогольной отрасли Восточной Европы и США. В холдинг входят современные предприятия-производители водки, алкогольных настоек, коньяков, бренди, вин, шампанского, вермутов и слабоалкогольных напитков. В Украине компания представляет такие бренды как: Хортица, Мороша, Шустов, OREANDA.

Global Spirits работает с большинством торговых сетей в Украине, поэтому компании необходимо автоматизация наших бизнес-процессов, что невозможно без эффективного цепи поставок. Именно поэтому холдинг начал сотрудничество с EDI-провайдером EDIN в направлении внедрения электронного документооборота.

Сейчас компания автоматизировала цепь поставок благодаря внедрению следующих EDI-сообщений

- ORDER (заказ) - передает поставщику перечень и количество заказанных товаров;

- ORDRSP (ответ на заказ) - помогает избежать срывов поставок в сеть;

- DESADV (уведомление об отгрузке) - помогает упростить и ускорить процесс приемки товара, отследить поставку;

- RECADV (сообщение о приеме) - на его основе мы можем сформировать счет или корректировки бухгалтерской начальной документации;

- IFTMIN (инструкция по транспортировке) - в документ вносятся данные о деталях транспортировки, что обеспечивает нам надежность своевременной и целостной доставки;

- INVOICE (счет-фактура) - еще до получения товара или услуги, наш партнер точно знает, какую оплату и в какой срок он должен сделать;

- COMDOC (пакет юридически значимых документов) - позволяет передавать любые типы документов с возможностью КЭП.

Без внедрений таких решений было бы невозможным сотрудничать с более чем 60 торговыми сетями Украины. Поскольку сотрудничество с ними происходит исключительно в электронном формате.

В результате внедрения Global Spirits достигла значительных результатов, в частности добилась 100% автоматизации в цепи поставок. Удалось в разы уменьшить ошибки при отправке продукции, оптимизировать операционные расходы, до 80% сократить затраты на расходные материалы.

Кроме очевидных преимуществ работы с электронной сервисами для компаний, отказываясь от бумажного обмена документами, уменьшается вырубка лесов, имеет социальное значение для сохранения окружающей среды.

Другие новости