Сучасний світ переживає період цифрової революції, і однією з ключових складових цього процесу є система електронного документообігу (СЕД). Ця інноваційна технологія змінює підхід до управління документами в організаціях будь-якого масштабу. У цій статті ми детально розглянемо, що таке СЕД, як вона працює, та які переваги вона приносить бізнесу.
Система електронного документообігу (СЕД) – це комплекс програмних засобів і технологій, призначених для автоматизації процесів обробки документів в електронному форматі. Вона дозволяє створювати, редагувати, розсилати, зберігати і впорядковувати документи, використовуючи електронну платформу. СЕД об’єднує різні стадії життєвого циклу документа, забезпечуючи його автоматизований обіг без необхідності друку та ручного переносу інформації.
Структура СЕД
Система електронного документообігу складається з декількох важливих модулів для підтримки введення даних, індексування, обробки документів, управління доступом, маршрутизації документів, системної інтеграції, зберігання.
Кожен з цих модулів відповідає за послідовність і основні принципи документообігу в системі:
- одноразова реєстрація документа з подальшою його ідентифікацією;
- паралельне виконання завдань з можливістю скорочення часу їх руху і оперативністю їх виконання;
- безперервний рух документа з можливістю визначення відповідального за його виконання;
- одна база зберігання документації з виключенням дублювання;
- ефективна система пошуку документів;
- оптимізована система звітності.
Функціонал СЕД
СЕД – автоматизація бізнес-середовища. Робота з документами в системі передбачає їх рух і обробку в рамках одного програмного інструментарію. З якими видами документів працює система електронного документообігу:
- Бізнес-процеси компанії:
- управління проєктами;
- закупівлі;
- фінанси;
- збут;
- організаційно розпорядчі процеси.
- Документальне забезпечення бізнес-процесів:
- управління проєктною документацією;
- управління договорами;
- управління тендерною документацією;
- управління претензійно-позовною роботою;
- управління наказами та розпорядженнями;
- управління вхідними та вихідними;
- Архівне зберігання корпоративних документів:
- електронний архів проєктних документів;
- електронний архів договорів;
- електронний архів постачальника;
- електронний архів клієнта;
- електронний архів фінансових документів;
- електронний архів організаційно-розпорядчих документів.
Як вибрати СЕД?
Ринок пропонує багато якісних варіантів, але витрачати час на вивчення їх всіх – не доцільно, оскільки кожен буде доводити, що його рішення краще. Вибирати систему електронного документообігу необхідно в залежності від завдань компанії і їх складності.
Критерії вибору СЕД:
- мети запровадження системи електронного документообігу;
- структура і масштаб компанії;
- рівень підготовки власних ресурсів.
Якщо компанія велика і вимагає передачі документів як з контрагентами, так і всередині, з налаштуванням унікальних ланцюжків і можливістю передавати структуровані і неструктуровані дані, то варто вибирати систему з гнучкими настройками і можливістю архівування великої кількості інформації. Якщо ж масштаб компанії не великий і завдання досить локальні і конвеєрні, то можна обмежитися простою і вузькофункціональною системою.
Впровадження СЕД
Процес впровадження системи електронного документообігу може мати кілька напрямків. Вони залежать від можливостей компанії на етапі, коли система ще не впроваджена, і від очікуваних результатів. Кожен шлях відрізняється процесом установки, супутніми завданнями і результатами:
- Інтеграція – в уже наявну облікову систему, звичну для співробітників, впроваджується зовнішній сервіс. Для користувачів послідовність роботи не змінюється, але всередині процеси оптимізовані краще.
- Нове готове рішення з навчанням. Це може бути як заміна з перекладом зі старого, так і повністю нове поняття робочого інструмента в компанії. У будь-якому випадку, така установка системи вимагає навчання і часу для впевненого користування.
- Впровадження системи з необхідними доробками для компанії потрібно в тому випадку, коли бізнес-процеси передбачають унікальний ланцюжок передачі даних, тобто стандартні розроблені рішення не до кінця підходять.
Етапи впровадження СЕД
Незалежно від вибору напрямку, схема Запровадження системи електронного документообігу в основному проходить по одному шляху. Звичайно відмінності присутні, хоча б з тієї причини, що сервіси можуть впроваджуватися різні. Щоб встановити систему потрібно:
- досліджувати поточний стан суб’єкта економічної діяльності, підготувати план впровадження;
- адаптувати СЕД під наявні потужності компанії;
- протестувати сервіс;
- навчити персонал;
- внести правки і доопрацювання в процесі експлуатації.
Перед самим процесом впровадження СЕД, необхідно провести попередню оцінку ефективності тієї чи іншої системи в бізнес-процесах компанії. Важливо розуміти, що сервіс повинен себе окупити, а не привнести мінус в підприємство.
Переваги СЕД для бізнесу
Впровадження системи електронного документообігу в бізнес-процеси приносить численні переваги:
Збільшення продуктивності. СЕД автоматизує багато рутинних завдань, зменшуючи час, необхідний для обробки документів, та допомагаючи спростити робочі процеси.
Ефективне управління документами. Система надає можливість централізованого зберігання та управління документами, що робить їх доступними для всіх зацікавлених сторін.
Зменшення витрат. Відсутність потреби в фізичних копіях документів і зменшення витрат на їх обробку та зберігання дозволяє зекономити кошти.
Підвищення безпеки даних. СЕД забезпечує контроль доступу до документів та їх конфіденційність, а також створює аудиторські сліди.
Швидкий доступ до інформації. Завдяки пошуку та індексації документів, користувачі можуть легко знаходити необхідну інформацію.
Екологічна сторона. Відмова від паперу та друку документів допомагає зменшити негативний вплив на навколишнє середовище.
Отже, система електронного документообігу є важливим інструментом для сучасних організацій, які прагнуть покращити управління документами та оптимізувати бізнес-процеси. Впровадження СЕД допомагає збільшити продуктивність, покращити ефективність та зменшити витрати, забезпечуючи одночасно збереження інформації та підвищення безпеки даних. Розглядаючи перспективи свого бізнесу, необхідно враховувати переваги і можливості, які надає система електронного документообігу.