Як електронний документообіг допомагає оптимізувати процеси в компаніях

31.10.2019

Бізнес включає в себе багато процесів, від яких залежить його розвиток – дохід, позиція на ринку, популярність, дотримування законодавчих норм, робота з контрагентами та інше. Фокусуватися доводиться у всіх напрямках, адже втрата пильності хоча б в одному з питань може спровокувати втрати та безповоротні наслідки, що відобразяться на компанії в загальному.

Послуг, які допомагають оптимізувати як внутрішні так і зовнішні бізнес-процеси компаній більш ніж достатньо. Кожен, хто надає такі сервіси, стверджує, що саме його рішення є найоптимальнішим та необхідним. Серед такої кількості пропозицій зрозуміти, яка справді спроможна допомогти, більш ніж складно.

Користь для копаній від впровадження ЕДО

Незалежно від специфіки роботи компанії, документообіг – це невід`ємна частина організації якісної роботи. Для того, щоб цей процес став простішим та швидшим, багато компаній обирають електронні рішення. ЕДО (електронний документообіг) оптимізує передачу даних, переводячи її в цифровий формат.

Які плюси від впровадження електронного документообігу:

  • Пришвидшення обміну документами контрагентами;
  • Заощадження коштів;
  • Оптимізація робочих процесів;
  • Виключення ймовірності помилок людського фактору;
  • Можливість обмінюватися юридично значимими документами;
  • Забезпечення безпеки при обміном документами.

Як вибрати та впровадити систему електронного документообігу

Ринок пропонує багато якісних варіантів, але витрачати час на вивчення їх всіх – не доцільно, оскільки кожен буде доводити, що його рішення краще. До вибору та впровадження СЕД необхідно  підходити в залежності від завдань компанії і їх складності.

Критерії вибору СЕД (система електронного документообігу):

  1. мета запровадження системи електронного документообігу;
  2. структура і масштаб компанії;
  3. рівень підготовки власних ресурсів.

Якщо компанія велика і вимагає передачі документів як з контрагентами, так і всередині, з налаштуванням унікальних ланцюжків і можливістю передавати структуровані і неструктуровані дані, то варто вибирати систему з гнучкими налаштуваннями і можливістю архівування великої кількості інформації. Якщо ж масштаб компанії не великий і завдання досить локальні і конвеєрні, то можна обмежитися простою і вузькофункціональної системою.

EDIN – як оптимальне рішення СЕД

Сьогодні електронний документообіг – це не вузькоспеціалізоване рішення, не інструмент виключно для рітейлу, виробника чи логістики, це оптимізація бізнес-процесів для абсолютно всіх галузевих представників, не залежно від масштабів діяльності. Компаніям важливо знайти пропозицію, яка буде об’єднувати весь необхідний функціонал для ведення успішного бізнесу в одній екосистемі, залишаючись зручним, надійним та прибутковим інструментом. Сервіси EDIN обирають, адже вони відповідають актуальним потребам підприємців, їх цілям та цінностям сучасного бізнесу – повній оптимізації як внутрішніх, так і зовнішніх процесів обміну даними.

EDIN

Рішення EDIN:

  • EDI-NETWORK – сучасна платформа електронного документообігу, яка несе в собі весь функціонал з обміну е-документами від EDI до документів, що мають юридичне значення
  • EDIN-PRICE – е-рішення для швидкого узгодження цін між постачальниками і торговими мережами, які обмінюються між собою е-специфікаціями
  • EDIN-DISTRIBUTION - комплексне електронне рішення, яке оптимізує процеси взаємообміну е-даними між виробниками та їх дистриб’юторами на базі EDI-технологій
  • EDIN-CERTIFICATE - рішення, призначене для зберігання, обробки, пошуку і спільного з партнерами доступу до е-сертифікатів якості на товари
  • EDIN-DOCflow - унікальне рішення для обміну групою е-документів на єдиній гнучкій бізнес-платформі, яка легко підлаштовується під індивідуальні бізнес-процеси
  • EDIN-TENDER - е-майданчик для проведення та участі в тендерах, торгах та аукціонах онлайн
  • EDIN-WIKI - онлайн портал знань по роботі з усіма сервісами компаній для діючих клієтів від теорії до практики та законодавчого регулювання

сервіси EDIN

На практиці: впровадження рішення EDIN в компанії Global Spirits

Світовий лідер у виробництві алкоголю Global Spirits заснований у 2008 році об'єднує профільні активи в алкогольній галузі Східної Європи та США. В холдинг входять сучасні підприємства-виробники горілки, алкогольних настоянок, коньяків, бренді, вин, шампанського, вермутів і слабоалкогольних напоїв. В Україні компанія представляє такі бренди як: Хортиця, Мороша, Шустов, OREANDA.

 

Global Spirits працює з більшістю торгових мереж в Україні, тому компанії необхідна автоматизація наших бізнес-процесів, що неможливо без ефективного ланцюга поставок. Саме тому холдинг розпочав співпрацю з EDI-провайдером EDIN у напрямку впровадження електронного документообігу.

Наразі компанія автоматизувала ланцюг поставок завдяки впровадженню наступних EDI-повідомлень:

- ORDER (замовлення) – передає постачальнику перелік і кількість замовлених товарів;

- ORDRSP (відповідь на замовлення) – допомагає уникнути зривів поставок в мережу;

- DESADV (повідомлення про відвантаження) - допомагає спростити і прискорити процес приймання товару, відстежити поставку;

- RECADV (повідомлення про приймання) – на його основі ми можемо сформувати рахунок на оплату або коригування бухгалтерської початкової документації;

- IFTMIN (інструкція по транспортуванню) – в документ вносяться дані про деталі транспортування, що забезпечує нам надійність вчасної та цілісної доставки;

- INVOICE (рахунок-фактура) - ще до отримання товару або послуги, наш партнер точно знає, яку оплату і в який термін він має зробити;

- COMDOC (пакет юридично значимих документів) – дозволяє передавати будь-які типи документів з можливістю КЕП.

Без впроваджень таких рішень було б неможливим співпрацювати з більш ніж з 60 торгівельними мережами України. Оскільки співробітництво з ними відбувається виключно в електронному форматі.

В результаті впровадження Global Spirits досягла значних результатів, зокрема домоглася 100% автоматизації в ланцюзі постачань. Вдалося в рази зменшити помилки при відправці продукції, оптимізувати операційні витрати, до 80% скоротити витрати на витратні матеріали.

Крім очевидних переваг роботи з е-сервісами для компаній, відмовляючись від паперового обміну документами, зменшується вирубка лісів, що має соціальне значення для збереження навколишнього середовища.

Інші новини